برای ثبت شرکت دانش بنیان باید یا از اعضاء هیئت علمی یک دانشگاه باشید و یا از سهام یک دانشگاه برای ثبت شرکت استفاده نمایید. شرکت های دانش بنیان در واقع یا کاملا متعلق به یک دانشگاه و یا واحد پژوهشی می باشند و یا بیشتر سهام ان یعنی 51% سهام به بالای آن مربوط به اعضاء هیئت علمی دانشگاه ها و یا مراکز پژو هشی می باشد . شرکت های دانش بنیانی که سهام مربوط به دانشگاه در آنها کمتر از 50% باشد خصوصی تلقی می شوند و چنانچه سهام بیشتر آن مربوط به دانشکاه باشد شرکت دانش بنیان دولتی محسوب می شوند .
در این شرکت ها عموما عده ای صاحب تخصص و دانش اقدام به تهیه اطلاعات و دانشی خاص نموده و محصولات این شرکت ها قالبا موارد علمی و بنیادی می باشد و برای آنها درآمد زایی می کند . با توجه به ملموس نبودن محصولات و دارایی این نوع شرکت ها حفظ حقوق معنوی و دانش و اطلاعات این شرکت ها بسیار حائز اهمیت می باشد .
با تصویب تاسیس شرکت دانش بنیان در آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه و واحد پژوهشی ، دانشگاه ها و مراکز پژوهشی می توانند نسبت به ثبت شرکت دانش بنیان و فعالیت در این حوزه اقدام نمایند . ثبت و تاسیس شرکت دانش بنیان با نظر هیئت علمی و تایید دانشگاه و مرکز پژوهشی می باشد و در برخی از موارد نیز خود دانشگاه و یا واحد پژوهشی با داشتن ایده مناسب می تواند ثبت شرکت دانش بنیان را به هیئت علمی خود پیشنهاد دهد .
به منظور ثبت شرکت دانش بنیان باید شاخصه های زیر رعایت گردد :
شاخصه های عمومی شرکت متقاضی
دو سوم از اعضاء هیئت مدیره شرکت باید حداقل دو مورد از موارد زیر را احراز نمایند :
دارای مدرک تحصیلی کارشناسی باشند
سه سال سابقه کاری در حوزه ثبتی شرکت و یا سه سال سابقه مدیریت داشته باشند .
حداقل یک اختراع ثبت شده داخلی و یا یک اختراع بین المللی در حوزه فعالیت شرکت داشته باشند .
بیشتر از نیمی ازدرآمد شرکت دانش بنیان از طریق عقد قرارداد برای فروش محصولات و خدمات شرکت باشد.البته شرکت هایی که مشغول تجاری سازی محصولات شرکت خود می باشند در صورتیکه بازار مطمئنی داشته باشند و یا نمونه تولیدی موفقی را داشته باشند استثناء هستند .
حداقل 6 ماه بیمه برای حداقل 3 نفر از کارکنان تمام وقت شرکت پرداخت شده باشد. نباید هیچ بد عهدی ، سوء سابقه و تخلفی در انجام تعهدات شرکت وجود داشته باشد
شاخص های اختصاصی شرکت متقاضی
تولید کننده محصولات دانش بنیا ن باشد
با استفاده از تحقیق و توسعه به نهایدنه سازی و بومی سازی دانش فنی مربوطه پرداخته باشد
گواهینامه انطباق با استاندارد و تاییدیه های دیگر را دریافت کرده باشد .
حداقل 30% از کارکنان تمام وقت شرکت باید دارای مدرک حداقل کارشناسی باشند .
حداقل 7% فروش سالیانه صرف تحقیق و توسعه شرکت شود .
هر دو سال یکبار کالای دانش بنیان عرضه و یا ارتقا داده شود .
سهام دانشگا ه ها و مراکز پژوهشی در شرکت های دانش بنیان به صورت های مختلف می باشد :
یا از اعتبار دانشگاه و واحد پژوهشی استفاده می شود و قسمتی از سهام یعنی حداقل 5% به نام دانشگاه یا واحد پژوهشی است .
شرکت دانش بنیان بر اساس یافته های دانشگاه و یا برخی از یافته ها و تحقیقات دانشگاه و یا مراکز پژوهشی شکل می گیرد و به همین دلیل قسمتی از سهام شرکت دانش بنیان به نام دانشگاه و یا واحد پژوهشی می شود البته با توافق سهامداران که از همان دانشگاه یا واحد پژوهشی می باشند ویا مشترک با سهامداران حقیقی و حقوقی دیگر می باشند . البته در این مورد با توجه به نوع یافته ها گاها تمامی سهام متعلق به دانشکاه و یا واحد پژوهشی خواهد شد .
دانشگاه به عنوان سرمایه گذار و یا تامین کننده سرمایه شرکت عمل خواهد کرد و بخشی از سهام شرکت با توجه به سرمایه ای که دانشگاه پرداخت می نماید به دانشگاه تعلق می گیرد .
دانشگاه ممکن است بخش یا کل خدمتی را به شرکت دانش بنیان ارائه نماید . مثلا محل کار را در اختیار آنها قرار دهد و یا وسایلی برای آنها تهیه و در اختیارشان قرار دهد و به همین میزان قسمتی از سهام شرکت به نام دانشگاه یا مرکز پژوهشی می شود .
در بسیاری از موارد ثبت شرکت دانش بنیان بصورت دولتی بوده و به خودی خود حداقل 50% سهام شرکت در بدو تاسیس به نام دانشگاه می باشد .
هر دانشگاه می تواند یک شرکت مادر و اصلی در همان سال نخست به ثبت رسانده و راه اندازی نماید .
اولویت ثبت شرکت دانش بنیان در مواردی است که با مشارکت شهرداری و یا دانشگاه همان منطقه باشد .
ثبت شرکت دانش بنیان تشکیلات و شرایط کامل مستقل از دانشگاه و یا مراکز پژوهشی دارد و بصورت شخصیت حقوقی کاملا مستقل شناخته می شود. دانشگاه و یا پژوهشگاه مانند سایر سهامداران تنها به میزان سهام خود در شرکت دانش بنیان و مدیریت آن تاثیر گذار می باشد و به همان اندازه سهام خود جوابگوی تعهدات شرکت بوده و از سود و زیان آن بهره می برد .
همچنین تشکیلات و سازمان های حقوقی دیگر نیز می توانند در شرکت های دانش بنیان سرمایه گذاری کرده و سهام خریداری نمایند و در بسیاری از شرکت های دانش بنیان سرمایه گذاری این سازمان ها برای رسیدن به بهره وری و بازار هدف تاثیر به سزایی داشته و موفقیت آنها را بیشتر تضمین می نمایند . شرکت های دانش بنیان چنانچه بیش از 50% سهام خود را از شرکت های دولتی تامین نمایند باید تصویب هیئت وزیران را قبلا دریافت کرده باشند .
رییس و معاونین دانشگاه ها و مراکز پژوهشی مادامیکه به دارای پست و سمت در دانشگاه و مرکز پژوهشی می باشند نمی توانند سمتی در هیئت مدیره شرکت های دانش بنیان داشته باشد و یا حتی به مدیر عامای این شرکت ها نائل شوند هر چند بیشتر سهام این شرکت متعلق به دانشگاه یا مرکز پژوهشی باشد .
سهام اعضاء هیئت علمی دانشگاه ها و یا مراکز پژوهشی در شرکت های دانش بنیان خصوصی یا به اندازه سرمایه واقعی آنها خواهد بود و یا به اندازه وقت و زمان و یا مشارکت آنها در مالکیت فکری موضوع شرکت دانش بنیان تعیین می شود . همچنین اشخاص حقیقی داخل و یا خارج از دانشگاه نیز با توجه به شرایط مصوب دانشگاه و یا بنا بر دلایل خاص می توانند سهامدار شرکت دانش بنیان خصوصی باشند .
بنابر تایید عضویت علمی متقاضیان ثبت شرکت دانش بنیان ، اعضاء هیئت علمی دانشگاه ها می توانند تمامی مالکیت یک شرکت دانش بنیان را دارا بوده و برای این منظور نیازی به تایید دانشگاه نیست .
به منظور ارائه درخواست ثبت شرکت دانش بنیان ابتدا باید وارد سامانه ارزیابی و تشخیص صلاحیت شرکتهای دانش بنیان شد .
این سامانه به منظور ارزیابی و تایید صلاحیت شرکت های دانش بنیان توسط کارگروه ارزیابی و تشخیص صلاحیت شرکت ها و موسسات دانش بنیان راه اندازی شده سات چنانچه کارشناسان این حوزه صلاحیت یک شرکت را تایید نمایند ضمن اینکه شرکت می تواند ادامه فرآیند ثبتی خود را انجام دهد می تواند از تسهیلاات صندوق نوآوری و شکوفایی نیز استفاده نماید .
برای دریافت تأییدیه دانش بنیان بودن شرکت باید ابتدا به آدرس سامانه مراجعه و تمامی آئین نامه ها و قوانین موجود در این سایت را مطالعه نمود . سپس اطلاعات درخواستی را وارد کرده و مدارک مورد نیاز را اسکن و در سایت آپلود می نمایید. مدارک مورد نیاز که بای اسکن و آپلود شوند عبارتند از :
مدارک مورد نیاز اسکن شده برای تکمیل اطلاعات شرکت عبارت است از:
مجوز تاسیس ، مجوز بهره برداری ، اساسنامه ، گواهینامه ثبت اختراع تایید شده ، تصویر آگهی تاسیس درج شده در روزنامه رسمی ، گواهی سوابق مدیریت در صورت وجود ، آخرین لیست بیمه و حقوق و مزایا ، تصویر آخرین تغییرات مندرج در روزنامه رسمی در صورت موجود بودن ، تراز های مالی سال قبل ، آخرین اظهارنامه مالیاتی ، استانداردهای داخلی و خارجی ، در صورت موجود نبودن استاندارد تاییدیه مراجع ذی صلاح ، تاییدیه مراکز رشد ویا پارک های علم و فن آوری برای برنامه های تولید و یا طراحی کالاها و محصولات دانش بنیان ، مستنداتی دال بر وجود بازار مصرف و یا اعلام نیاز برخی از مصرف کنندگان به همراه عقد قرارداد با تکمیل این مرحله باید مدارک ارسال شود و درخواستی برای دریافت تاییدیه دانش بنیان بودن برای کارگزوه ارزیابی و تشخیص صلاحیت شرکت ها و موسسات دانش بنیان ارسال شود . این درخواست به همراه یک سری از کپی های مدارک شرکت توسط دبیر کارگروه به یکی از کارگزاری های تایید شده ارجاع می شود تا این کارگزاری با استناد به آئین نامه تشخیص صلاحیت شرکت ها و موسسات دانش بنیان و سایر دستورالعمل های کارگروه ارزیابی ، درخواست و مدارک را بررسی و در نهایت نظر کارشناسی خود را از طریق سامانه به دبیر خانه ارجاع می کند .
پس از اعلام نظر کارگزاری کمیته کارشناسی کارگزوه تشکیل و نظر کارگزار مورد بررسی قرار می گیرد و در صورت موافقت تاییدیه دانش بنیان بودن شرکت اعلام می شود . با دریافت این تاییدیه شرکت متقاضی برای دو سال به عنوان شرکت دانش بنیان شناخته شده و باید در این مدت فرآیند رتبه بندی شرکت خود را با توجه به معیارها و فرآیند های رتبه بندی انجام دهد .