سازمان بین المللی استاندارد سازی (International Organization for Standardization) یک سازمان متشکل از مجامع بین المللی سازمان های استاندارد است که به منظور تدوین راه کارها و استاندارد های مختلف جهانی تشکیل شده و از همه اعضا برای ساخت و تنظیم این استاندارد ها استفاده می شود.
تمامی شرکت ها و سازمان های دولتی و غیر دولتی در همه نقاط دنیا با دریافت هر یک از این استاندارد ها و اخذ هر یک از ایزو ها و استاندارد های تعریف شده این سازمان در واقع تعهد و حداقل های تعریف شده یک استاندارد را در سیستم خود نشان می دهند که خود نشان دهنده اعتبار و اهمیت اقدامات ان شرکت می باشد.
در واقع دریافت هر یک از استاندارد های سازمان بین المللی استاندارد iso نشان می دهد که شرکت در مسیر درستی از یک فعالیت و راهکار تجاری قرار دارد و به مشتریان خود تعهدات لازم را دارد از این رو دریافت این استاندارد ها در فروش و اعتبار بخصوص بین المللی شرکت ها ان چنان اهمیت دارد که بسیاری از شرکت ها و ارگان های بین المللی تنها با شرکت ها و سازمان های دارای استاندارد های ایزو حاضر به همکاری هستند.
راهنمای دریافت ایزو
ابتدا شرکت ها باید بسته به موضوع فعالیت خود مشخص نمایند که کدام یک از استاندارد ها را نیاز دارند. پس از مشخص کردن نوع استاندارد مورد نیاز باید اقدامات زیر برای اخذ ایزو انجام شود:
- تشکیل جلسه ابتدایی مدیران ارشد به منظور توجیه و آگاه سازی انها و اهم وظایف و فعالیت های انها در طول دوران اخذ ایزو در شرکت. مدیران ارشد به عنوان الگو و هدایت کننده سیستم شناخته می شوند و باید وظایف خود را بهتر از همه انجام دهند. نقش مدیران تا ویرایش های قبل از سال 2015 کمتر مورد توجه بود ولی در بازنگری استانداردهای سال 2015 به بعد مدیران نقش پر رنگ تر و مهم تری در سازمان بر عهده گرفتند.
- تعیین چشم انداز ، تعریف استراتژی و ایجاد اهداف کلان برای شرکت. در این مرحله باید بسته به فعالیت و خواست سازمان انچه که شرکت به دنبال ان هست را تدوین نموده با استفاده از ماتریس های مختلف اعم از ماتریس swot و با شناخت نقاط ضعف و قوت و فرصت ها و تهدید ها و همچنین با تحلیل داده های اماری مورد نظر بازار و رقبا شرکت بتواند انچه را که خواهان رسیدن به ان برای سال های اتی است را ترسیم نماید. در این مرحله شرکت نیاز دارد تا اهدافی را برای رسیدن به این خواسته در نظر بگیرد که کاملا مرتبط با فعالیت ها و اهداف خط مشی در نظر گرفته شده باشد.
- تعیین برنامه های خرد و عملیاتی: هر هدف بزرگتر باید زیر مجوعه ای از اهداف کوچکتر را داشته باشد. مصلما سنگ بزرگ نشانه نزدن است. بنابراین باید شرکت برای هر یک از اهداف کلان خود ، اهداف خرد داشته باشد و خود اهداف خرد را هم با ارائه برنامه های عملیاتی مشخص قابل دسترسی نماید. مثلا اگر یک هدف کلان سه ساله در نظر گرفته می شود اهداف خرد می تواند در مدت ها 3 یا شش ماهه و به صورت هم پوشانی دیده شوند و هر برنامه عملیاتی و خرد می تواند در مدت زمان های روزانه و هفتگی دیده شود.
- اجرای جلسات آموزشی عمومی و تخصص: منظور از این مرحله مشخص کردن خواسته سازمان و شرکت برای کارکنان ، مدیران میانی و ذی نفعان و حتی مشتریان می باشد. باید در نظر داشته باشید که این جلسات در صورت عمومی بودن می تواند بصورت همگانی و با موضوعات کلی باشد و جلسات تخصصی تر باید برای برنامه های مشخص برای واحد های مرتبط و درگیر فعالیت برگزار شود.
- تعیین فرآیند های سازمان: برای دریافت هر گونه استاندارد شرکت باید فرآیند های خود را از زمان ورود تا خروج با همکاری مشاوران متخصص به دست بیاورد. هر واحد و یا دپارتمان اجرایی در شرکت ممکن است یک تا چند فرایند را پوشش دهد. به عنوان مثال خرید به عنوان یک فرایند دیده می شود.
- تهیه دستورالعمل ها، آئین نامه ها، روش های اجرایی و فرم های مورد نیاز : هر فرایند در شرکت می تواند دارای چندین دستورالعمل ، یک تا دو روش اجرایی و فرم های متعددی باشد. از این رو باید شرکت فرآیند را شناسایی و دستیابی به فرایند های خود را در راه های مختلف مشخص نماید. سپس به منظور مشخص کردن راه انجام فعالیت ها و قوانین و حدود اجرایی هر واحد و یا دپارتمان این دستورالعمل ها و روش های اجرایی را با مدیران نهایی و تدوین و اموزش دهد.
- پیاده سازی و اجرایی کردن دستورا لعمل ها و روش های اجرایی: پس ازتعیین روش های اجرایی و دستورالعمل های اجرایی باید با کارکنان و افراد درگیر جلسات اموزشی گذاشته شود و راه های مورد نظر و تعریف شده برای اجرای صحیح و قانونی و متناسب با استاندارد بین المللی ایزو که تعریف شده با انها کار شود تا نهادینه شود. کارکنان باید بتوانند همه خواسته ها و فرم ها را دقیقا متناسب با روش های تعریف شده انجام دهند که این کار با اموزش انجام خواهد شد.
- تعیین شاخص های اندازه گیری: برای اینکه شرکت متوجه اجرای صحیح تعاریف و استاندارد های تعریف شده در شرکت باشد باید بصورت دوره ای با تعیین برخی از پارامتر ها و نحوه اندازه گیری انها میزان پیشرفت و تحقق انها را بسنجد. در واقع اکثر اهداف نیاز به این شاخص ها دارند. شاخص های پایش و اندازه گیری ورودی اصلی جلسات بازنگری مدیریت هستند که باید به منظور رسیدن به اهداف شرکت به خوبی تعریف و اندازه گیری شوند و از اهمیت زیادی برخوردار هستند.
- برگزاری جلسات بازنگری مدیریت: شرکت باید برای اینکه مدیران ارشد شرکت در جریان فعالیت و تعهد شرکت نسبت به استاندارد بین المللی مورد نظر قرار بگیرند جلساتی را حداکثر شش ماه یکبار برگزار نماید و با حضور مدیر ارشد شرکت تمامی ورودی ها و خروجی های شرکت در فرایند های مورد نظر بررسی و نتایج برای تصمیم گیری های اتی بررسی شود. هر گونه تغییر در اهداف و برنامه ها و شاخص های اندازه گیری شرکت تنها با نظر مدیر ارشد در این جلسه و با تصویب در این جلسه ممکن است. ضمنا باید مدیر ارشد فردی را به عنوان نماینده مدیریت برای رسیدگی به تمامی امور مورد نظر در راستای پیاده سازی سیستم مورد نظر انتخاب و حکم ان را ابلاغ نماید.
- برگزاری جلسه ممیزی داخلی: قبل از اینکه شرکت وارد ممیزی نهایی شود و به منظور اینکه تمامی نقاظ ضعف و قوت خود را مجددا بررسی نموده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه مورد نیاز را برای اطمینان از صحت فرآیند ها داشته باشد باید ممیزی داخلی برگزار شود. در این مرحله باید فرایند ها بوسیله ممیزان اموزش دیده داخلی و بصورت غیر مستقیم یعنی هر ممیز واحدی غیر از واحد خود را ممیزی کند، انجام می شود. نتایج این ممیزی نیز باید در جلسه بازنگری مدیریت ارائه شود.
- تعیین ممیز خارجی : در دنیا شرکت هایی به نام cb یا certificate body زیر نظر شرکت های ab (Accreditation Body ) که مراجع اصلی صدور گواهینامه ایزو هستند فعالیت می کنند که با در اختیار داشتن ممیزان با تجربه و متخصص اقدام به ارزیابی اطلاعات و فرایند های مورد نیاز استاندارد در شرکت ها متقاضی می نمایند و برای انها بر اساس مواردی که انجام گرفته و در صورت تایید گواهینامه ایزو صادر می کنند. شرکت های متقاضی باید با توجه به اعتبار و استاندارد مورد نظر خود یکی از این شرکت ها را انتخاب و با انها عقد قرارداد کنند تا به بررسی سیستم استاندارد انها در دوره های زمانی مشخص بکنند. تایید این شرکت ها به منزله صدور گواهینامه ایزو و عدم تایید انها به منزله ابطال این گواهینامه ها و یا عدم صدور انها می باشد.
تمامی گواهینامه های استاندارد دارای سه سال اعتبار از زمان صدور هستند که البته باید بصورت سالیانه تایید شود. یعنی دوره اول برای صدور و دو دوره بعدی برای تمدید اعتبار و مرتبه بعدی در صورت درخواست شرکت برای صدور مجدد گواهینامه های می باشد. مهم ترین گواهینامه های ایزو را می توان گواهینامه های سیستم مدیریت کیفیت iso9001 ، گواهینامه سیستم مدیریت محیط زیستiso14001 و گواهینامه مدیریت شغلی و سلامت کارکنان به نام ohsas18001 می باشد که سازمان های متقاضی با نام ims این سه سیستم را با هم تقاضا می کنند.
موسسه حقوقی ویونا با بهره گیری از برترین ممیزان و کارشناسان پیاده سازی انواع سیستم های استاندارد بین المللی و داخلی اماده ارائه خدمات مشاوره ای و پیاده سازی استاندارد های ایزو در همه نقاط ایران می باشد.