هیأت رئیسه افرادی هستند كه بر اخذ آرا، و نظم جلسه نظارت دارند و به مجرد اتمام جلسه وظیفه آن ها خاتمه می یابد اما هیأت مدیره كه ركن اداره كننده شركت است برای مدت 2 سال انتخاب می شوند.
هر شركت سهامی خاص علاوه بر مجمع عمومی مؤسس كه قبل از ثبت شركت تشكیل می گردد. دارای مجامع عمومی دیگر از جمله مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده.
مجمع عمومی مؤسس: همان طور كه از نام آن پیداست قبل از ثبت شركت تشكیل و نسبت به تصویب اساسنامه انتخاب هیأت مدیره به انتخاب بازرسان و انتخاب روزنامه محلی كثیرالانتشار جهت نشر آگهی ها و دعوت نامه ها تعیین می شود كه ذیل صورت جلسات مصوبات مجمع مذكور و اصولاً كلیه مجامع ذكر شده توسط هیأت رئیسه باید امضا شود از زمانی كه هیأت رئیسه انتخاب و هیأت مدیره و بازرسان قبولی خود را اعلام می نمایند شركت تشكیل شده محسوب می گردد (ماده 17 ل.ا.ق.ت)
وظایف مجمع عمومی عادی عبارت است از: انتخاب هیأت مدیره، انتخاب بازرسان، انتخاب روزنامه و تصویب ترازنامه
وظایف مجمع عمومی فوق العاده: افزایش یا كاهش سرمایه – هر گونه تغییر در مفاد اساسنامه و یا تعویض آن و بالاخره انحلال شركت
وظایف مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده و ماهیت آن ها. ماهیت حقوقی این نوع مجمع همانند مجمع عمومی عادی می باشد و هر زمانی كه مدت تصدی هیأت مدیره منقضی نشده باشد (قبل از 2 سال) و قبل از انقضای آن یكی از اعضاء هیأت مدیره استعفاء یا فوت و یا سلب شرایط شده باشد و یا یكی از بازرسین قبل از اتمام مدت یك سال به همین سرنوشت دچار شده باشد نوع دعوت مجمع عادی به طور فوق العاده خواهد بود بدیهی است چنانچه بیش از مدت 2 سال در مورد اعضاء هیأت مدیره و پیش از مدت یك سال از مدت تصدی بازرسین گذشته باشد نوع دعوت مجمع به همین منوال خواهد بود.
تصویب ترازنامه فقط باید برای همان سال مالی می باشد.
شركت سهامی خاص به وسیله هیأت مدیره ای از بین صاحبان سهام تشكیل می شود و كلاً یا بعضاً قابل عزل می باشند و حداقل سهام اعضاء هیأت مدیره از سهام وثیقه موضوع ماده 114 نباید كمتر باشد (حداقل یك سهم)
مجمع عمومی مؤسس نسبت به انتخاب روزنامه كثیرالانتشار (محلی) اقدام لازم معمول كه هر گونه آگهی و دعوت نامه راجع به شركت مورد نظر در آن منتشر خواهد شد. (مستند بند 5 ماده 20 ق.ت) وظیفه انتخاب روزنامه بعد از تشكیل شركت همه ساله به عهده مجامع عمومی عادی است. (ماده 98 ل.ا.ق.ت)
فاصله انتشار آگهی تا تشكیل جلسه كمتر از 10 روز و بیشتر از 40 روز نباید باشد. در این روزنامه در آگهی های مورد نظر شركت ها مطالب مطروحه در ماده 100 ق.ت باید رعایت گردد.
چه كسی باید آگهی دعوت را بدهد؟
در مرحله اول و در مواقع مقتضی هیأت مدیره می تواند نسبت به انتشار آگهی دعوت اقدام نماید با اجازه حاصله از ماده 120 ق.ت رئیس هیأت مدیره موظف است كه مجامع عمومی صاحبان سهام را در مواردی كه هیأت مدیره مكلف به دعوت آن ها می باشد دعوت نماید. بازرسان یا بازرس می توانند طبق ماده 91 ق.ت نسبت به انتشار آگهی مجامع عمومی عادی و فوق العاده و در مواقع مقتضی مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده منتشر نماید.
پس از تشكیل و ثبت شركت هیأت مدیره بایستی نسبت به تهیه دفاتر قانونی (دفاتر روزنامه و كل) و پلمپ آن در اداره ثبت شركت ها اقدام نماید.